Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu tiến hành chuẩn bị hàng hóa và lập một số một số chứng từ cần thiết về hàng hóa để giao hàng cho hãng hàng không.

Thông thường, họ ủy thác cho người giao nhận hay đại lý hàng không bằng một hợp đồng ủy thác giao nhận.

Người giao nhận hay đại lý này phải được hãng vận chuyển chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa.

Quy trình giao hàng xuất khẩu như sau:

- Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm với thư chỉ dẫn của người gửi hàng để người giao nhận giao hàng cho hãng vận chuyển và lập vận đơn.

Thư chỉ dẫn của người gửi hàng được in sẵn thành mẫu và bao gồm những nội dung chính sau:

•    Tên và địa chỉ của người gửi hàng;
•    Nơi hàng đến và tuyến đường vận chuyển;
•    Số kiện; Trọng lượng;
•    Kích thước của hàng;
•    Ðặc điểm và số lượng hàng hóa;
•    Giá trị hàng;
•    Phương pháp thanh toán cước phí;
•    Ký mã hiệu hàng hóa;
•    Có hay không mua bảo hiểm cho hàng hóa;
•    Liệt kê các chứng từ gửi kèm.

- Người giao nhận sẽ cấp cho người xuát khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng của người giao nhận (FCR - Forwarder’s Certificate of Receipt). Ðây là sự thừa nhận chính thức của người giao nhận là họ đã nhận hàng.

FCR gồm những nội dung chính sau:

•    Tên, địa chỉ của người uỷ thác;
•    Tên, địa chỉ của người nhận hàng;
•    Ký mã hiệu và số hiệu hàng hóa;
•    Số lượng kiện và cách đóng gói;
•    Tên hàng;
•    Trọng lượng cả bì;
•    Thể tích;
•    Nơi và ngày phát hành giấy chứng nhận.

- Người giao nhận sẽ cấp giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận (FTC - Forwarder’s Certifficate of Transport), nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng tại đích.

Nội dung chính của FTC gồm:

•    Tên địa chỉ của người ủy thác;
•    tên và địa chỉ của người nhận hàng;
•    Ðịa chỉ thông báo;
•    Phương tiện vận chuyển;
•    Từ/qua;
•    Nơi hàng đến;
•    Tên hàng;
•    Ký mã và số hiệu hàng hóa;
•    Trọng lượng cả bì;
•    Thể tích;
•    Bảo hiểm;
•    Cước phí và kinh phí trả cho;
•    Nơi và ngày phát hành chứng từ.

- Người giao nhận sẽ cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu (FWR - Frwarder’s Warehouse Receipt) nếu hàng được lưu tại kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không.

FWR gồm những nội dung chính sau:

•    Tên và người cung cấp hàng;
•    Tên người gửi vào kho;
•    Tên thủ kho;
•    Tên kho;
•    Phương tiện vận tải;
•    Tên hàng;
•    Trọng lượng cả bì;
•    Tình trạng bên ngoài của hàng hoá khi nhận và ai nhận;
•    Mã và số hiệu hàng hóa;
•    Số hiệu và bao bì.
•    Bảo hiểm;
•    Nơi và ngày phát hành FWR.

Trên cơ sở uỷ thác của người xuất khẩu, người giao nhận tiến hành tập hợp và lập chứng từ sau đây để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không.

+ Giấy phép xuất nhập khẩu:

Giấy phép xuất nhập khẩu do cơ quan quản lý xuất nhập khẩu của một nước cấp, ở Việt Nam là Bộ Công Thương.

Giấy phép xuất nhập khẩu của Việt Nam có hai loại chính: Loại một là giấy phép mẹ, tức loại giấy phép cấp cho doanh nghiệp được phép xuất hay nhập một khối lượng hay trị giá hàng trong một năm. Loại 2 là giấy phép con, được cấp cho từng chuyến hàng một, giấy phép con còn gọi là giấy phép chuyến, loại 2 được sử dụng phổ biến hơn.

Giấy phép xuất nhập khẩu gồm những nội dung chủ yếu sau:

•    Tên, địa chỉ của người xuất nhập;
•    Số giấy phép; Ngày cấp;
•    Thời hạn hiệu lực;
•    Cơ sở cấp giấy phép;
•    Loại hình kinh doanh;
•    Cửa khẩu nhập;
•    Hợp đồng số;
•    Ngày;
•    Dạng hợp đồng;
•    Chi tiết về vận tải;
•    Ðiều kiện và địa chỉ giao hàng;
•    Thời hạn giao hàng;
•    Phương thức thanh toán;
•    Ðồng tiền thanh toán;
•    Tên hàng, chủng loại bao kiện, tên và đặc điểm hàng hóa;
•    Ký mã hiệu hàng hóa;
•    Số lượng hàng hóa;
•    Ðơn giá;
•    Trị giá;
•    Người và ngày xin cấp giấy phép;
•    Xác nhận của hải quan;
•    Cơ quan duyệt cấp giấy phép ký tên, đóng dấu.

+ Bản kê chi tiết hàng hóa:

Ðây là bản khai chi tiết về hàng hoá của người gửi hàng, nhiều khi người ta dùng phiếu đóng gói thay bản kê khai chi tiết.

Nội dung chính của bản khai chi tiết:

•    Tên và địa chỉ của người gửi hàng;
•    Tên hàng;
•    Ký mã hiệu của hàng;
•    Số kiện hàng;
•    Trọng lượng toàn bộ;
•    Trọng lượng tịnh;
•    Kích thước của hàng hóa;
•    Ô tả hàng hóa;
•    Chữ ký của người lập.

+ Bản lược khai hàng  hóa:

Là một bản kê khai tóm tắt về hàng hóa chuyên chở. Lược khai hàng hóa do người giao nhận lập khi hàng có nhiều lô hàng lẻ gửi chung một vận đơn (trường hợp gom hàng).

Lược khai hàng hóa bao gồm những nội dung chính sau:

•    Tên, địa chỉ người gửi;
•    Tên, địa chỉ người nhận;
•    Số thứ tự của vận đơn;
•    Tên hàng;
•    Ký mã hiệu;
•    Trọng lượng;
•    Số kiện hàng của từng vận đơn;
•    Nơi đi;
•    Nơi đến.

+ Giấy chứng nhận xuất xứ:

Là chứng từ ghi nơi sản xuất của hàng hóa do người xuất khẩu kê khai, ký và được cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu xác nhận (ở Việt Nam là Phòng Thương Mại và Công nghiệp, Phòng XNK Bộ Công Thương).

Giấy chứng nhận xuất xứ bao gồm chững nội dung chủ yếu sau:

•    Tên và địa chỉ của người gửi hàng;
•    Tên và địa chỉ của người nhận hàng;
•    Phương tiện và tuyến vận tải;
•    Mục đích sử dụng chính thức;
•    Số thứ tự của lô hàng;
•    Mã và số hiệu bao bì;
•    Tên hàng và mô tả hàng hóa;
•    Số lượng hàng hóa;
•    Trọng lượng hàng hóa;
•    Số và ngày của hoá đơn thương mại;
•    Cam đoan của người xuất khẩu về hàng hóa;
•    Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.

+ Tờ khai hàng  hóa XNK (khai hải quan)

Là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo, xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia.

+ Vận đơn hàng không, hoá đơn thương mại (xem phần chứng từ hàng không)...

Sau khi làm song thủ tục với hãng hàng không, sân bay và thanh toán các chi phí, người giao nhận sẽ gửi chứng từ kèm theo hàng hóa gồm:

•    Các bản còn lại của MAWB và HAWB
•    Hoá đơn thương mại
•    Bản kê khai chi tiết hàng hóa
•    Giấy chứng nhận xuất xứ
•    Phiếu đóng gói
•    Lược khai hàng hóa
•    Và các chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu.

Người giao nhận sẽ giao lại bản gốc số 3 cho người gửi hàng (MWAB hoặc HAWB) cùng thông báo thuế và thu tiền cước cùng các khoản chi phí cần thiết có liên quan.